Työpäiväkokemuksen 7 kulmakiveä – näin tilasuunnittelu saa ihmiset valitsemaan toimiston
Mikä saa ihmisen lähtemään toimistolle, kun työt sujuisivat kotonakin? Vuonna 2026 tilasuunnittelussa korostuvat työpäiväkokemus, intuitiivisuus, muuntojoustavuus ja harmonia. Newsecin työympäristöasiantuntija ja sisustusarkkitehtitiimin vetäjä Tiia Rauhamäki avaa, millaiset ratkaisut tekevät toimistosta työmatkan arvoisen.
1. Toimistolle tulemisen pitää olla parempi vaihtoehto kuin kotiin jäämisen
Hybridityö on tehnyt toimistosta tietoisemman valinnan. Monessa organisaatiossa läsnäoloa ei johdeta tiukalla toimistopakolla, vaan tiimit ja yksilöt arvioivat, missä työ kulloinkin onnistuu parhaiten. Siksi toimiston arvo mitataan usein sillä, tuntuuko toimistolle lähteminen aamulla vaivan arvoiselta.
Rauhamäen mukaan tämä näkyy erityisesti pienten neuvottelutilojen, vetäytymistilojen ja hybridityötä tukevien Teams-huoneiden tarpeessa. Jos ihminen joutuu etsimään sopivaa palaveripaikkaa aamusta toiseen, toimisto voi tuntua jopa työnteon esteeltä.
”Työpäiväkokemus alkaa siitä, että arki on helppoa. Ihminen löytää luontevasti työpisteen, saa rauhan palaveriin, pystyy kohtaamaan oman tiiminsä ja kokee, että toimistolle on yleisesti hyvä tulla”, Rauhamäki kuvailee.
2. Vähemmän neliöitä vaatii parempia neliöitä
Tehokkuus ei ole kadonnut toimitilapäätöksistä mihinkään. Päinvastoin. Yritykset tarkastelevat tilojaan entistä kriittisemmin, eikä hukkaneliöistä haluta maksaa. Se ei kuitenkaan tarkoita ankeampia tai minimiin puristettuja toimistoja. Rauhamäen havaintojen mukaan kehitys kulkee tällä hetkellä siihen suuntaan, että jäljelle jääviin neliöihin panostetaan aiempaa enemmän.
Kun neliöitä on vähemmän, niiden rooli korostuu. Jokaisen tilan pitäisi tukea jotakin olennaista työpäivässä: saada ihmiset kohtaamaan, keskittymään ja tulemaan toimistolle mielellään. Siksi hyvin akustoitu projektitila tai toimiva taukopaikka voivat olla arjessa tehokkaampia kuin rivistö vajaakäytöllä olevia työpisteitä.
3. Intuitiivinen toimisto ei kaipaa ohjekirjaa
Rauhamäen mukaan toimiston ei pitäisi vaatia käyttäjältä liikaa tulkintaa. Jos jokaisen tilan käyttötarkoitus pitää selittää tarkasti erikseen, suunnittelu ei ole onnistunut riittävän hyvin. Vielä muutama vuosi sitten toimistoihin rakennettiin paljon erilaisia tilatyyppejä eri nimillä ja tarkasti rajatuilla käyttötarkoituksilla.
Nyt suunta on se, että tavanomaiselle toimistotyöskentelylle, hiljaiselle keskittymiselle, projektityölle ja kohtaamisille luodaan omat, helposti ymmärrettävät vyöhykkeensä. Rauhamäen mukaan intuitiivinen tila ohjaa käyttäytymistä esimerkiksi kalustuksen, akustiikan ja kulkureittien kautta.
”Tilasuunnittelussa on onnistuttu, kun itse tila ilmaisee, missä voi puhua, missä voi keskittyä ja missä voi kohdata kollegoita muita häiritsemättä”, Rauhamäki kertoo.
4. Työtilat työntekoon ja kohtaamistilat kohtaamisille
Yhteisöllisyys on yksi toimiston tärkeimmistä tehtävistä, mutta Rauhamäen mukaan sen suunnittelu vaatii muutakin kuin sohva-alueen keskelle avotilaa. Hän kertoo, että vielä viisi vuotta sitten toimistoihin tehtiin paljon avoimia neuvottelualueita ja sohvakulmia jopa keskelle työskentelytiloja. Tämä trendi on kuitenkin jo väistymässä, ja nykyään työtilat suunnitellaan työntekoa varten ja kohtaamistilat kohtaamista varten.
Niin sanotut sydäntilat, yhteiskäyttöiset lounget, kahvipisteet ja harkitut kulkureitit ovat kuitenkin yhä tärkeitä ja voivat tuoda ihmiset yhteen luontevasti päivän aikana.
”Toimistoon kannattaa rakentaa kohtaamispisteitä, joissa ihmiset törmäävät toisiinsa luontaisesti pitkin päivää. Kohtaamisille on siis hyvä tehdä tilaa, mutta ei keskelle työskentelyalueita eikä työrauhan kustannuksella”, hän vinkkaa.
5. Työpäiväkokemus syntyy arjen kitkan poistamisesta
Hyvään työpäiväkokemukseen ei tarvita isoja elämyksiä. Usein toimiva työpäivä syntyy siitä, että mikään ei ärsytä. Työskentelytila löytyy helposti, äänimaailma ei kuormita, työ ei keskeydy jatkuvasti, eikä halutun kokoinen neuvotteluhuone ole aina varattu. Siksi pingispöydät tai muut yksittäiset vetonaulat eivät riitä yksinään houkuttelemaan toimistolle.
Rauhamäen mukaan hyvinvointia voidaan kyllä tukea esimerkiksi aamupalalla, lepohuoneella, kävelymatoilla tai kattoterassilla, mutta niiden arvo syntyy vasta osana toimivaa kokonaisuutta. Ensin pitää ratkaista työpäivän perusasiat, vasta sen jälkeen kannattaa rakentaa päälle viihdettä ja kokemuksellisuutta.
6. Muuntojoustavuus on toimitilan riskienhallintaa
Yritykset tekevät toimitilapäätöksiä usein useammaksi vuodeksi eteenpäin, mutta harva organisaatio tietää tarkasti, miltä sen arki näyttää viiden vuoden päästä. Siksi muuntojoustavuus on olennainen osa tilavalinnan liiketoiminnallista järkevyyttä.
Rauhamäen mukaan suunnittelussa mietitään yhä useammin kasvun, rekrytointien ja tiimimuutosten skenaarioita. Mihin lisätyöpisteet sijoitetaan, jos henkilöstömäärä kasvaa? Voiko projektitila muuttua myöhemmin esimerkiksi neuvottelutilaksi?
Esimerkkinä Rauhamäki nostaa projektin, jossa henkilöstö toivoi suunnitteluvaiheessa kovasti hiljaisen työskentelyn tilaa. Sellainen rakennettiin, mutta käyttäjiä ei ilmaantunut.
”Tarve osoittautui ylimitoitetuksi, joten reagoimme nopeasti ja muutimme tilan käyttötarkoitusta. Nyt se on jatkuvasti käytössä. Tiloja on siis hyvä suunnitella niin, että käyttötarkoitusta voidaan muuttaa nopeasti, jos arki osoittaa alkuperäisen ratkaisun vääräksi”, Rauhamäki kertoo.
7. Tila tukee kulttuuria, mutta ei pelasta sitä yksin
Rauhamäki korostaa, että hyvin suunniteltu toimitila voi vahvistaa hyvää kulttuuria, mutta se ei voi rakentaa sitä yksin. Tilasuunnittelulla voidaan tukea työpäiväkokemusta, yhteisöllisyyttä ja ihmisten halua tulla yhteen. Se voi tehdä kohtaamisesta helpompaa, vähentää kuormitusta ja antaa tiimeille paremmat puitteet onnistua. Mutta jos organisaatiossa on esimerkiksi selkeitä kulttuurillisia haasteita, tilat eivät yksin ratkaise ongelmaa. Ihmiset tulevat mielellään tilaan, jossa on hyvä tehdä työtä, kohdata muita ja kokea olevansa osa yhteistä arkea.
”Tila on hyvän työpäivän ja yrityskulttuurin mahdollistaja. Se voi tukea niitä, mutta ei yksin ratkaise johtamista, yhteisiä käytäntöjä tai sitä, miksi ihmiset haluavat tulla yhteen”, Rauhamäki summaa.
Ajankohtaista
