Mitä tapahtuu vuokrasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen? Kiinteistökehitysjohtaja kertoo tärkeimmät vaiheet
Vuokrasopimus on allekirjoitettu ja muutto uuteen toimitilaan lähestyy. eQ:n kiinteistökehitysjohtaja Sirpa Lamminluoto kertoo, mitä ennen muuttoa kannattaa huomioida ja miten yhteistyö vuokranantajan kanssa jatkuu sen jälkeen.
1. Allekirjoituksen jälkeen huomio siirtyy muuttoon
Vuokrasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen huomio siirtyy muuton aikatauluun ja käytännön järjestelyihin. Lamminluodon mukaan tässä vaiheessa on tärkeintä, että asiakkaalla on selkeä kuva siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu ja keneen voi olla yhteydessä.
Tyypillisesti ensimmäinen yhteyshenkilö on kiinteistöpäällikkö. Jos asia kuuluu esimerkiksi huollolle tai muulle asiantuntijalle, hän ohjaa sen oikealle taholle. Asiakkaalle riittää siis yksi yhteydenotto, jonka jälkeen asia siirtyy oikean henkilön hoidettavaksi.
”Asiakkaan ei tarvitse itse tuntea organisaatiotamme tai tietää, kuka vastaa mistäkin. Tärkeintä on, että hän tietää, keneen ottaa yhteyttä ja asia lähtee siitä eteenpäin”, Lamminluoto kertoo.
2. Tilamuutokset käydään läpi hyvissä ajoin
Jos tilaan tehdään muutoksia ennen muuttoa, niiden laajuus ja toteutustapa on yleensä sovittu jo vuokrasopimusvaiheessa. Suurempien töiden yhteydessä voidaan järjestää erillinen aloitus- tai suunnittelupalaveri, jossa käydään läpi esimerkiksi aikataulu, suunnitelmat, työn toteutus ja mukana olevat kumppanit. Rakenteisiin tai talotekniikkaan vaikuttavat muutokset toteutetaan lähtökohtaisesti aina vuokranantajan toimesta.
Myös pienemmistä muutoksista tulee ilmoittaa etukäteen. Esimerkiksi seinän maalaamisesta tai muista vastaavista töistä sovitaan aina erikseen vuokranantajan kanssa.
3. Kiinteistöopas kokoaa talon käytännöt yhteen
Kun muuttopäivä lähestyy, vuorossa ovat avaimet, pysäköinti ja muut käytännön järjestelyt. Kiinteistöpäällikkö ohjeistaa kiinteistökohtaisissa asioissa, ja lisätietoa löytyy myös oman talon kiinteistöoppaasta.
Opas kokoaa talon tärkeimmät tiedot helposti löydettävään muotoon. Sieltä voi tarkistaa muun muassa kiinteistön yleistiedot, saapumisohjeet, huoltoon ja turvallisuuteen liittyvät käytännöt, vastuullisuustiedot sekä keskeiset yhteystiedot.
Jos muutto vaatii tavallista enemmän järjestelyjä, kuten hissien suojaamista tai suurempia lastauksia, niistä kannattaa sopia kiinteistöpäällikön kanssa hyvissä ajoin.
4. Hyvä valmistautuminen helpottaa muuttopäivää
Iso osa muuton onnistumisesta on luonnollisesti vuokralaisen omissa käsissä. Lamminluodon mukaan valmistautuminen riippuu yrityksen koosta ja toimialasta sekä siitä, siirtyvätkö nykyiset kalusteet mukana vai kalustetaanko uusi tila kokonaan uudelleen. Ennen muuttoa on hyvä varmistaa myös IT-järjestelmien toimivuus sekä huolehtia osoitteenmuutoksesta ja tarvittavien sopimusten siirroista uuteen sijaintiin.
Henkilöstölle kannattaa viestiä ajoissa ainakin muuttopäivästä, tavaroiden pakkaamisesta, saapumisesta, kulkuluvista ja uuden kiinteistön käytännöistä. Tarvittaessa kannattaa kertoa etukäteen myös työpiste- ja tilajärjestelyistä sekä siitä, miten ensimmäinen työpäivä uudessa toimistossa käynnistyy. Mitä useampi asia on selvillä etukäteen, sitä vähemmän ensimmäinen viikko kuluu käytännön kysymysten ratkomisessa.
5. Muuttopäivän jälkeen alkaa varsinainen vuokrasuhde
Muuttopäivä on lopulta vain yksi päivä pitkässä vuokrasuhteessa. Kun laatikot on purettu ja työ alkaa rullata, yhteydenpito ei pääty siihen. Asiakkaalla on jatkossakin oma vastuuhenkilö, joka pitää yhteyttä vuokrasuhteen aikana, kyselee kuulumisia ja käy tarvittaessa läpi esimerkiksi muuttuvia tilatarpeita.
Moodi Toimitilojen asiakkaiden kokemuksia seurataan seurataan myös vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyillä. Lamminluodon kokemuksen mukaan vuokralaiset tietävät parhaiten, mikä toimii ja missä on parannettavaa, sillä he käyttävät tiloja joka päivä. Siksi kyselyiden tuloksia ja kommentteja käytetään kiinteistöjen, palveluiden ja yhteistyön kehittämiseen.
”Vaikka työmme liittyy tiloihin ja kiinteistöihin, tärkeintä on se, miten asiakkaiden arki ja liiketoiminta niissä toimivat. Kun asiakkaalla on hyvät edellytykset onnistua omassa työssään, olemme mekin onnistuneet omassamme”, Lamminluoto täsmentää.
