Päättäjien yleisimmät kysymykset toimitiloista ja suorat vastaukset niihin
Harva päättäjä johtaa urallaan montaa toimitilaprojektia. Silti päätöksellä voi olla suora vaikutus kasvuun, henkilöstön sitoutumiseen ja yrityksen vetovoimaan. Moodi Toimitilojen pääkaupunkiseudun toimistojen vuokrauksesta vastaavan Axiom Advisorsin Partner Jasse Huhtamaa ja Advisor Tia Koisti kertovat, mitkä kysymykset nousevat pöydälle, kun yritysjohto käynnistää toimitilaprosessin – ja miksi onnistuminen alkaa hyvästä johtamisesta.
Milloin on oikea hetki käynnistää prosessi?
Toimitilaprosessi alkaa usein huomaamatta. Henkilöstömäärä muuttuu, työpisteet ovat jatkuvasti täynnä tai tilojen sijainti ei palvele enää yrityksen arkea. Moni havahtuu kuitenkin vasta, kun määräaikaisen sopimuksen päättyminen on jo lähellä. Silloin aikataulu alkaa sanella vaihtoehtoja.
Huhtamaa suosittelee vähintään vuoden ennakointia erityisesti keskisuurissa ja suurissa kokonaisuuksissa. Vuosi antaa mahdollisuuden analysoida todellista tarvetta, vertailla vaihtoehtoja ja tehdä liiketoimintalähtöisiä valintoja ilman kiirettä. Kahdesta kuuteen kuukautta tuntuu pitkältä ajalta, kunnes huomataan, että vaihtoehtojen kartoitus, neuvottelut ja mahdolliset muutostyöt vievät kuukausia. Prosessi voi edetä myös nopeasti, mutta kun liikkeelle lähdetään ajoissa, vaihtoehtoja on enemmän.
Kuinka suuri on sopiva tila vuonna 2026?
Viime vuosien nopea siirtymä etätyöhön sai monet pienentämään tilojaan. Huhtamaan mukaan markkinassa näkyy nyt korjausliike, ja yritykset hakevat hieman suurempia ja toimivampia kokonaisuuksia. Aiemmin 10–15 neliötä per työntekijä oli monessa organisaatiossa normi, mutta nyt haetaan väljempiä ja viihtyisämpiä ratkaisuja.
Koistin mukaan henkilöstön odotukset ovat selvästi kasvaneet. Toimiston vetovoima rakentuu nyt pitkälti siitä, löytyykö työpiste helposti ja ovatko neuvottelu- ja yhteiset tilat riittävät ja laadukkaat. Nykyään keskimääräinen tavoitetaso liikkuu noin 15–20 neliössä työntekijää kohden, mutta yhtä oikeaa lukua ei ole olemassa. Koistin mukaan olennaisinta on tunnistaa, millainen tila palvelee organisaation omia tarpeita, sillä toimialalla, työn luonteella ja kulttuurilla on iso merkitys. Tässä vaiheessa ulkopuolisen asiantuntijan rooli korostuu, sillä objektiivinen näkemys auttaa jäsentämään yrityksen todellisen tilatarpeen.
Kuka omistaa toimitilaprojektin – ja ketä kuunnellaan?
Toimitilaprosessin ensimmäinen käytännön kysymys on usein sisäinen: kuka tätä vie eteenpäin? Toimitilaprojekti yllättää usein työmäärällään, ja ilman selkeää projektinomistajaa hanke voi venyä ja sisäinen keskustelu hajaantua. Johdon tehtävä on määrittää tavoitteet ja reunaehdot, mutta arjen koordinointi vaatii nimettyä vastuuta, aikaa ja mandaattia.
Henkilöstön osallistaminen on Huhtamaan mukaan tehokasta, kunhan se on oikein ajoitettua. Hänen mukaansa toimivin malli on se, että johto linjaa suuret raamit, kuten sijainnin, budjetin ja kokoluokan. Kun vaihtoehdot ovat konkretisoituneet, henkilöstö osallistuu valintoihin, joilla on suora vaikutus arkeen. Työtuolien testaus on monille tuttu klassikko, mutta samalla logiikalla voidaan pilotoida esimerkiksi tiimien istumajärjestyksiä tai määritellä, millaisissa tilanteissa tarvitaan hiljaisia vetäytymistiloja.
Omistaja, välittäjä vai tenant rep – keneen olla ensimmäisenä yhteydessä?
Toimitilamarkkina koostuu useista toimijaryhmistä, joilla on erilaiset roolit ja vastuut. On kiinteistöjen omistajia, omistajien vuokrauskumppaneita, vuokravälittäjiä ja niin sanottuja tenant rep -konsultteja, jotka toimivat vuokralaisen edustajina. Roolit voivat tuntua päällekkäisiltä, ja siksi aloitusvaiheessa on hyvä selkeyttää, kuka edustaa ketä ja millä mandaatilla.
Huhtamaa suosittelee käynnistämään toimitilakeskustelun nykyisen vuokranantajan tai vuokrauskumppanin kanssa. Vuokranantajalla voi olla tarjota vaihtoehtoja samasta kiinteistöstä, omistajan muista kohteista tai mahdollisuuksia kehittää nykytilaa sopivammaksi. Usein vasta keskustelun myötä hahmottuu, kuinka paljon joustoa ja vaihtoehtoja oman vuokranantajan salkku todellisuudessa tarjoaa.
Harkitsetteko uusia toimitiloja tai nykytilan kehittämistä? Keskustelu kannattaa aloittaa ajoissa. Ota yhteyttä Axiomin asiantuntijoihin, niin käydään vaihtoehdot läpi yhdessä.
Ajankohtaista
